ToDo管理は長年の課題です。しかし、ここ3〜4年はTodoistで落ち着いていてようやくToDo管理の終着駅、ゴールが見えたか？と安心していましたが、半年以上Todoistをまともに運用できていない状態が続いていました。このため6月19日に有料会員の期限がきましたが、更新しませんでした。
なぜこのような状況になっていたのか。主な理由は、私の仕事の特性として、ルーティンで実行するものと、継続的に実行する仕事かつ状況が変化し続けるものが多いという仕事の環境変化が大きな理由でした。
それらを区別無く一括で管理するのがToDo管理ソフトの思想であり、やることはこの中にすべて入っている！と考えるのが自然です。しかし、実態としてそれがうまく機能しないのです。
具体的にいうと、ルーティン作業であってもその日にちゃんと終わる仕事は実は少なく、この日から気にしだしておいて、この日までに終わらせれば良い。という仕事が結構あります。この表現がどのToDoアプリも弱いのです。
また、継続的に実行する仕事で、目的は変わらずに日々状況が変わり、やることも少しずつ変化する事が多く、ToDoアプリでは都度メンテナンスが手間ですし、見つけるだけでも大変です。そこに時間を割きたくないのです。
- 〆切りがあるけれども着手時期を意識したいルーティンToDo
- 複数のプロジェクトで、サブタスクの状況が日々変わるToDo
これを実現させるために私が考えたのが、2つのアプリを利用して一覧性を高める方法。
具体的にルーティンのToDoだけをまとめて、ToDo（マイクロソフト）に登録しました。完了すれば次のタイミングに自動的に締め切り日が変更されます。ToDoを起動すれば、ルーティンの仕事を一覧で確認できるので、抜け漏れなく処理できることになります。他の仕事と混じらない。というのが重要で一覧性が良いので安心感が高まりました。
また、ToDoはアプリへのリマインダーが無料で使えます。意外とスマホアプリへのリマインダー機能が無かったり、あっても有料プランの加入が必須のToDoアプリが多いなか、ToDoは無料！さすがマイクロソフトさん！！ありがたいです。
もう一方の日々状況が複雑に変化するToDoは、ToDoアプリによる管理を諦め、Dynalistというアウトライナーアプリを利用することにしました。Dynalist自体でもチェックリストを付記したり、締め切り日を書けるので、意識することが可能です。
今日やること。や、長期的なプロジェクト、その中のサブタスク。それぞれの状況をメモに書き残したり。現在置かれた状況と次に何をしたら良いかをアウトライナーの機能を利用して、ToDoのツリーの中に書いてまとめています。これも一覧性が高いのが特徴で、今、どれだけの仕事が並行で進んでいて、それぞれの状況がどうか、次にやることは何か？を何が課題か？を確認することができます。
状況変化がある度にメンテナンスが必要なのは、従来のToDoアプリと同じように見えますが、タスクが細切れになっていないので、見つけやすく、また前後関係のタスクや状況が目に入るので頭の整理も兼ねて情報を更新することができます。情報を更新する際に、「こうした方がいいのでは？」だったり「こっちを優先しよう」といったアイデアも生まれたりもします。
情報集積としてこれまでは、Evernoteを愛用していましたが、後から見返す事はほとんどありませんでした。EvernoteもやめてScrapboxを使い始めました。これについては改めてお話ししたいと思います。お楽しみに。
ここ2〜3ヶ月、このやり方で仕事を進めていますが、Todoistをの時よりも頭が常に整理できていると感じられます。Todoistを使っているときは、すべてのやるべき事は、Todoistに入っている安心感はありましたか、やるべき事を俯瞰的に見て理解して頭を整理することが難しかったように思います。
ToDoアプリでいいものが無いか？お悩みの方に、ToDo（マイクロソフト）＋Dynalistの組み合わせをオススメします〜。ぜひ参考にしてくださいね。